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Acerca de

La Oficina de Registro y Control Académico

Es una dependencia que hace parte de la Secretaría General y es la encargada de apoyar la gestión académica a través del registro y control de los diferentes procedimientos académicos, conforme a la normatividad institucional; tiene a su cargo la gestión del sistema de información, custodia y certifica la información que se genera desde el ingreso de los estudiantes, durante su permanencia y posterior a su titulación, verifica el cumplimiento de los procedimientos académicos e interactúa con los actores académicos que intervienen en la gestión académica.

Objetivo

Integrar de forma coordinada el conjunto de normas y procedimientos institucionales, permitiendo de manera más eficiente el registro, el conocimiento, la evaluación y la certificación del avance y resultado de las actividades académicas de nuestros estudiantes.

Funciones

  • Registrar y mantener actualizada la información personal y académica de los estudiantes y egresados.
  • Ejercer un control permanente sobre las actividades curriculares de los estudiantes y docentes, en relación con las normas vigentes y los objetivos institucionales.
  • Verificar el cumplimiento de los requisitos institucionales (académicos, administrativos y financieros).
  • Certificar la situación académica de la comunidad estudiantil.
  • Custodia de la información y documentación académica.

Equipo de Trabajo

Alfonso López Tovar

Jefe de Registro y Control Académico

Andrea Viviana Galvis Morales

Secretaria

Yury Stefany Guarín Aguilar

Asistente Administrativo

Yenifer Cristina Roa Niño

Profesional Apoyo

Calendario Académico 2019A - Pregrado

Actividad I Periodo II Periodo
Desde Hasta Desde Hasta
Inscripciones Estudiantes Nuevos Octubre 16 Febrero 8
Inscripción Estudiantes Nuevos por Transferencia Interna y Externa Octubre 16 Febrero 1
Entrevistas Estudiantes Nuevos Octubre 19 Febrero 8
Publicación de Resultados Estudiantes Nuevos Octubre 23 Febrero 8
Entrevistas Estudiantes por Transferencias Octubre 22 Febrero 1
Publicación de Resultados Estudiantes por Transferencia Octubre 25 Febrero 1
Radicación de Homologaciones y Transferencias en Admisiones Octubre 16 Enero 30
Resultados Homologaciones Febrero 6
Reintegros Noviembre 13 Febrero 1
Reingresos Noviembre 13 Febrero 1
Actividad I Periodo II Periodo
Desde Hasta Desde Hasta
Convocatorias ICETEX - Créditos Nuevos Noviembre 6 Febrero 8
Renovaciones ICETEX Noviembre 6 Febrero 4
Renovaciones FESCA Noviembre 19 Febrero 1
Acuerdos de pago Noviembre 13 Febrero 8
Actividad I Periodo II Periodo
Desde Hasta Desde Hasta
Matricula Financiera Ordinaria con 10% descuento - Estudiantes Nuevos Octubre 23 Noviembre 17
Matricula Financiera Ordinaria con 5% descuento - Estudiantes Nuevos
*Se aprueba la modificación por el Consejo de Planeación mediante acta del 30 de noviembre de 2018
Diciembre 4 Diciembre 15
Matricula Financiera Ordinaria - Estudiantes Nuevos Noviembre 26 Febrero 8
Matricula Académica - Estudiantes Nuevos Diciembre 6 Febrero 8
Vencimiento de términos para obtener estímulo económico por rendimiento deportivo y cultural acuerdo No. 096 de 2014 Enero 11
Matricula Financiera Ordinaria con 10% descuento - Estudiantes Antiguos Diciembre 15
Matricula Financiera Ordinaria - Estudiantes Antiguos Enero 10 Febrero 1
Matricula Financiera Extraordinaria con incremento del 7.5% - Estudiantes Antiguos Enero 28 Febrero 8
Matricula Académica - Estudiantes Antiguos Diciembre 6 Febrero 8
Actividad I Periodo II Periodo
Desde Hasta Desde Hasta
Inducción a Estudiantes Nuevos y Transferentes Enero 23 Enero 25
Bienvenida a padres de estudiantes primer semestre Enero 25
Inicio de Clases Febrero 4
Finalización de Clases Mayo 31
Cierre de período académico Junio 14
Solicitud de adiciones y cancelaciones de cursos Marzo 1
Pago de adiciones de cursos Marzo 1
Actividad I Periodo II Periodo
Desde Hasta Desde Hasta
Homologaciones por Cohorte Febrero 11 Mayo 24
Presentación y reporte de calificación de pruebas de suficiencia para cursos prerequisitos de cursos a matricular por parte del Coordinador y Director del programa Febrero 11 Mayo 24
Publicación de horarios y grupos desde la Dirección y Coordinación de programas Diciembre 3 Diciembre 5
Entrega de carga académica a Dirección Académica y Oficina de Talento Humano Enero 18
Entrega de comprobantes de matriculas a registro y control por parte de Coordinadores y Directores de Programas Marzo 11
Consulta y descarga de listados preliminares de asistencia de estudiantes del sistema de información por parte de Docentes Marzo 1
Consulta y descarga de listados oficiales de asistencia de estudiantes del sistema de información por parte de Docentes Marzo 15
Actividad I Periodo II Periodo
Desde Hasta Desde Hasta
Calificaciones del primer corte (50%) Marzo 18 Marzo 22
Socialización de notas del primer corte (50%) Marzo 25 Marzo 29
Digitación de notas del primer corte (50%) y entrega de planillas en digital firmadas a la Dirección y Coordinación del Programa Marzo 30 Abril 3
Presentación de supletorios primer corte(50%) Marzo 25 Marzo 29
Reclamo sobre notas del primer corte (50%) Abril 4 Abril 10
Corrección de notas del primer corte (50%) Abril 10 Abril 10
Calificaciones y Socialización del segundo corte (50%) Mayo 27 Mayo 31
Digitación de notas del segundo corte (50%) y entrega de planillas en digital firmadas a la Dirección y Coordinación del Programa Junio 1 Junio 5
Presentación de supletorios segundo corte(50%) Junio 3 Junio 7
Reclamo sobre notas del segundo corte (50%) Junio 6 Junio 12
Corrección de notas del segundo corte (50%) Junio 12 Junio 12
Entrega de planillas de notas definitivas en digital firmadas, por parte del Director y Coordinador de programa a la Oficina de Registro y Control Académico Junio 7 Junio 12
Actividad I Periodo II Periodo
Desde Hasta Desde Hasta
Sustentación de proyectos o practicas Julio 2
Cargue de notas de sustentación Julio 15 Julio 17
Entrega de documento de grado Julio 15 Julio 19
Actividad I Periodo II Periodo
Desde Hasta Desde Hasta
Pagos de Derechos de Grado Noviembre 26 Diciembre 14
Entrega de documentos para trámite de grado por parte de estudiantes a Decanatura, Dirección o Coordinación de Programa Enero 10 Enero 16
Entrega de requisitos(carpetas) a la Oficina de Registro y Control Académico por parte de Presidentes de Consejos de Facultad Enero 30
Autorización de grados por ceremonia por parte del Consejo Académico Febrero 4 Febrero 6
Ceremonia de grados Marzo 15
Actividad I Periodo 2019
Desde Hasta
Cumpleaños Unitrópico Marzo 16
Semana Santa Abril 15 Abril 19
Día del Profesor Mayo 15
Día del estudiante Junio 8

Calendario Académico 2019A - Posgrado

Actividad I Periodo 2019
Desde Hasta
Inscripciones Estudiantes Nuevos Octubre 16 Febrero 8
Entrevistas Estudiantes Nuevos Octubre 17 Febrero 8
Publicación de Resultados Estudiantes Nuevos Octubre 18 Febrero 8
Reintegros y Reingresos Noviembre 13 Enero 18
Actividad I Periodo 2019
Desde Hasta
Acuerdos de pago Noviembre 13 Febrero 8
Actividad I Periodo 2019
Desde Hasta
Matricula Financiera Ordinaria con 10% descuento - Estudiantes Nuevos Octubre 16 Diciembre 3
Matricula Financiera Ordinaria - Estudiantes Nuevos Diciembre 4 Febrero 8
Matricula Académica - Estudiantes Nuevos Diciembre 6 Febrero 8
Matricula Financiera Ordinaria con 10% descuento - Estudiantes Antiguos Diciembre 3 Diciembre 14
Matricula Financiera Ordinaria - Estudiantes Antiguos Enero 17 Febrero 1
Matricula Académica - Estudiantes Antiguos Diciembre 6 Febrero 8
Matricula Financiera Extraordinaria con incremento del 7.5% - Estudiantes Antiguos Febrero 2 Febrero 8
Actividad I Periodo 2019
Desde Hasta
Inicio de Clases Enero 25
Finalización de Clases Junio 8
Cierre de período académico Junio 20
Actividad I Periodo 2019
Desde Hasta
Entrega de carga académica a Dirección Académica y Oficina de Talento Humano Enero 21 Enero 21
Entrega de comprobantes de matriculas a registro y control por parte de Coordinadores y Directores de Programas Febrero 22
Actividad I Periodo 2019
Desde Hasta
Digitación de notas y entrega de planillas en digital firmadas a la Coordinación del Programa Febrero 11 Junio 12
Entrega de planillas de notas definitivas en digital firmadas, por parte del Coordinador de programa a la Oficina de Registro y Control Académico Junio 13
Actividad I Periodo 2019
Desde Hasta
Pagos de Derechos de Grado Noviembre 26 Diciembre 14
Entrega de documentos para trámite de grado por parte de estudiantes a Decanatura, Dirección o Coordinación de Programa Enero 10 Enero 16
Entrega de requisitos(carpetas) a la Oficina de Registro y Control Académico por parte de Presidentes de Consejos de Facultad Enero 30
Autorización de grados por ceremonia por parte del Consejo Académico Febrero 4 Febrero 6
Ceremonia de grados Marzo 15

Servicios

Acerquese a la oficina de Registro y Control para adquirir su certificación

Certificados y Constancias

Generación de certificados especiales de notas, constancias de estudio y de terminación de materias.

Envie un correo a registro@unitrópico.edu.co con la respectiva solicitud.

Verificación académicas

Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deseen confirmar la validez de los certificados o constancias de estudios expedidas por la oficina.

Envie un correo a registro@unitrópico.edu.co con la respectiva solicitud.

Verificación de títulos

Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deseen confirmar la validez de los diplomas o actas de grado expedidas por la institución.

Acerquese a la oficina de Registro y Control para realizar su trámite

Trámites de grado

Trámites de grado, expedición de copias de títulos y actas de grados.

Trámites

DOCUMENTOS PARA EGRESADOS

PAZ Y SALVO PARA EGRESADOS Descargar

FICHA DE INSCRIPCION PARA GRADOS Descargar

FICHA DE SEGUIMIENTO PARA GRADO Descargar


DOCUMENTOS PARA ESTUDIANTES

FORMATO PARA TRAMITE DE SOLICITUDES DE ESTUDIANTES Descargar

FORMATO ADICION Y CANCELACIÓN DE CURSOS Descargar

FORMATO CANCELACIÓN DE SEMESTRE Descargar

FORMATO SOLICITUD DE REVISIÓN DE CALIFICACIÓN O FALLAS DEL ESTUDIANTE Descargar


DOCUMENTOS PARA DIRECTORES Y COORDINADORES

FORMATO EXAMEN DE SUFICIENCIA Descargar

FORMATO HOMOLOGACIÓN DE ASIGNATURAS Descargar

FORMATO PLAN DE EQUIVALENCIAS Descargar

La Fundación Universitaria Internacional del Trópico Americano – Unitrópico, realiza dos ceremonias de grado: Ceremonia Solemne y Ventanilla.

Adicional a esto, se recuerda a los estudiantes que para poder iniciar el proceso de grados deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

  • Haber cursado y aprobado la totalidad de los créditos académicos correspondientes al plan de estudios del programa.
  • No encontrarse incurso en investigación disciplinaria.
  • Cumplir con todos los requerimientos exigidos por el programa académico en la opción de grado, que haya seleccionado, según la reglamentación de la facultad.
  • Haber presentado el Examen de Calidad de Educación Superior ECAES, para el caso de los programas de pregrado.
  • Resolución de grados

    Es importante que lea detenidamente el Instructivo, allí encontrará ampliación de los requisitos y los procesos para obtener su título. Descargar

    Instructivo ceremonia de grado

    El siguiente video tutorial, es una guía para tener en cuenta las recomendaciones durante el evento de ceremonia.

    Formatos

    Los formatos de grado deben ser diligenciados en computador en su totalidad de acuerdo al programa técnico, tecnólogo, profesional o especialista. Los encuentran en la sección anterior Formatos.

    Antes de solicitar su certificado de estudios, por favor lea atentamente la siguiente información:

  • Solicitar el recibo de pago para la solicitud de certificados en la Oficina de Cartera de Unitrópico y realizar el respectivo pago.
  • Presentar el recibo de pago sellado por la oficina de Cartera en la Oficina de Registro y Control Académico (bloque Administrativo, piso 1). Si eras menor de edad al ingresar a la Universidad, verifica si ya estas registrado con número de cédula.
  • Nota: Cuando la certificación requerida sea de calificaciones, deberá verificar que las mismas ya hayan sido digitadas, porque una vez se expida el certificado no habrá cambio y deberá cancelar el valor estipulado por la universidad para una nueva certificación.

  • El horario para radicar solicitudes de certificados es de lunes a viernes, en el horario de 7:30 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm.
  • Condiciones de entrega: el tiempo de entrega de certificados será de 3 días hábiles a partir del siguiente día hábil a la fecha de solicitud. Después de 4 meses, será destruido todo certificado que no haya sido retirado.
  • Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deseen confirmar la validez de los certificados, constancias, diplomas, actas de grado expedidos por la oficina de Registro y Control Académico, pueden hacerlo escribiendo al correo electrónico registro@unitrópico.edu.co.

    Publicaciones

    Preguntas frecuentes

    ¿Olvidé la información de usuario y contraseña?

    Si presenta dificultades con su usuario y/o contraseña, realice una solicitud al correo registro@unitropico.edu.co enviando sus datos personales.

    ¿Puedo descargar el polígrafo de notas de cualquier periodo cursado?

    Si, ingresando con su usuario a la plataforma académica de Unitrópico y dando click en la opción Consultar datos académicos y diligenciar los datos solicitados. Si necesita presentarlo ante una entidad, éste debe estar firmado e impreso directamente por la Oficina de Registro y Control Académico.

    ¿Puedo cambiar mi contraseña?

    Si, por seguridad debe ingresar a la plataforma en la opción Actualizar mi contraseña.

    ¿Aún debo solicitar paz y salvo estudiantil?

    No, actualmente si la plataforma le permite ingresar a realizar trámites de matrícula significa que se encuentra a paz y salvo, en caso contrario ingrese a la opción Consultar paz y salvos, el cual generar un listado con las deudas por unidad organizacional, a la cual debe dirigirse a realizar la respectiva cancelación.

    ¿Puedo consultar cuantos créditos puedo ver en el semestre o cuantos tiene un respectivo curso?

    Si, ingresando a la plataforma académica en la opción Consultar asignaturas del plan, aparecen por niveles cada uno de los cursos con información de créditos y requisitos.

    ¿Hasta cuándo puedo eliminar o cancelar curso o materias?

    Sino ha iniciado el periodo académico puede eliminar o cancelar cursos a través de la plataforma académica en la opción administrar matricula dando click en la opción eliminar o cancelar, siempre y cuando el curso no se haya perdido, en caso contrario y por reglamento estudiantil se establece que dentro de las cuatro primeras semanas lo puede hacer diligenciando el formato de adición y cancelación de cursos que se encuentra ubicado en la fotocopiadora de la Universidad.

    ¿Cómo se que debo presentar el Examen Saber TyT y Pro?

    Si ya tiene el 75% de sus créditos aprobados de acuerdo al nivel académico, se debe acercar a la oficina de Registro y Control Académico a solicitar información y su recibo de pago del examen. Recuerde que es requisito para obtener titulo de técnico, tecnologo y profesional.