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Acerca de

La Oficina de Registro y Control Académico

Es una dependencia que hace parte de la Secretaría General y es la encargada de apoyar la gestión académica a través del registro y control de los diferentes procedimientos académicos, conforme a la normatividad institucional; tiene a su cargo la gestión del sistema de información, custodia y certifica la información que se genera desde el ingreso de los estudiantes, durante su permanencia y posterior a su titulación, verifica el cumplimiento de los procedimientos académicos e interactúa con los actores académicos que intervienen en la gestión académica.

Objetivo

Integrar de forma coordinada el conjunto de normas y procedimientos institucionales, permitiendo de manera más eficiente el registro, el conocimiento, la evaluación y la certificación del avance y resultado de las actividades académicas de nuestros estudiantes.

Funciones

  • Registrar y mantener actualizada la información personal y académica de los estudiantes y egresados.
  • Ejercer un control permanente sobre las actividades curriculares de los estudiantes y docentes, en relación con las normas vigentes y los objetivos institucionales.
  • Verificar el cumplimiento de los requisitos institucionales (académicos, administrativos y financieros).
  • Certificar la situación académica de la comunidad estudiantil.
  • Custodia de la información y documentación académica.

Equipo de Trabajo

Alfonso López Tovar

Jefe de Registro y Control Académico

Andrea Viviana Galvis Morales

Asistente

Dayhana Xiomara González Zuleta

Practicante SENA

Servicios

Certificados y Constancias

Generación de certificados especiales de notas, constancias de estudio y de terminación de materias.

Verificación académicas

Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deseen confirmar la validez de los certificados o constancias de estudios expedidas por la oficina.

Verificación de títulos

Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deseen confirmar la validez de los diplomas o actas de grado expedidas por la institución.

Trámites de grado

Trámites de grado, expedición de copias de títulos y actas de grados.

Trámites

La Fundación Universitaria Internacional del Trópico Americano – Unitrópico, realiza dos ceremonias de grado: Ceremonia Solemne y Ventanilla.

ACTIVIDAD
PRIMER SEMESTRE 2017
SEGUNDO SEMESTRE 2017
Fecha Generación y Pago de Derechos de Grado: 19, 20 y 23 de enero 21, 22 y 23 de junio
Entrega de Documentos a la Dirección o Coordinación: 24, 25 y 26 de enero 4, 5 y 6 de julio
Entrega de Documentos a Registro y Control Académico por parte de Directores y Coordinadores de programa: 27 y 30 de enero 7 y 10 de julio
Reunión de preparación ceremonia de grado: 9 de marzo 10 de agosto
Ceremonia de grado: 15 de marzo 15 de agosto

Este calendario es de estricto cumplimiento, si el estudiante no cumple con las fechas establecidas, debe acogerse a las fechas para el siguiente proceso de grados, por esta razón se solicita la colaboración de las dependencias relacionadas con estos trámites para programar las actividades correspondientes teniendo en cuenta estos plazos.

Adicional a esto, se recuerda a los estudiantes que para poder iniciar el proceso de grados deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

  • Haber cursado y aprobado la totalidad de los créditos académicos correspondientes al plan de estudios del programa.
  • No encontrarse incurso en investigación disciplinaria.
  • Cumplir con todos los requerimientos exigidos por el programa académico en la opción de grado, que haya seleccionado, según la reglamentación de la facultad.
  • Haber presentado el Examen de Calidad de Educación Superior ECAES, para el caso de los programas de pregrado.
  • Resolución de grados

    Es importante que lea detenidamente el Instructivo, allí encontrará ampliación de los requisitos y los procesos para obtener su título. Descargar

    Instructivo ceremonia de grado

    El siguiente video tutorial, es una guía para tener en cuenta las recomendaciones durante el evento de ceremonia.

    Formatos

    Los formatos de grado deben ser diligenciados en computador en su totalidad de acuerdo al programa técnico, tecnólogo, profesional o especialista. Descargar

    Antes de solicitar su certificado de estudios, por favor lea atentamente la siguiente información:

  • Solicitar el recibo de pago para la solicitud de certificados en la Oficina de Cartera de Unitrópico y realizar el respectivo pago.
  • Presentar el recibo de pago sellado por la oficina de Cartera en la Oficina de Registro y Control Académico (bloque Administrativo, piso 1). Si eras menor de edad al ingresar a la Universidad, verifica si ya estas registrado con número de cédula.
  • Nota: Cuando la certificación requerida sea de calificaciones, deberá verificar que las mismas ya hayan sido digitadas, porque una vez se expida el certificado no habrá cambio y deberá cancelar el valor estipulado por la universidad para una nueva certificación.

  • El horario para radicar solicitudes de certificados es de lunes a viernes, en el horario de 7:30 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm.
  • Condiciones de entrega: el tiempo de entrega de certificados será de 3 días hábiles a partir del siguiente día hábil a la fecha de solicitud. Después de 4 meses, será destruido todo certificado que no haya sido retirado.
  • Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deseen confirmar la validez de los certificados, constancias, diplomas, actas de grado expedidos por la oficina de Registro y Control Académico, pueden hacerlo escribiendo al correo electrónico registro@unitrópico.edu.co.

    Publicaciones

    Preguntas frecuentes

    ¿Olvidé la información de usuario y contraseña?

    Si presenta dificultades con su usuario y/o contraseña, realice una solicitud al correo registro@unitropico.edu.co enviando sus datos personales.

    ¿Puedo descargar el polígrafo de notas de cualquier periodo cursado?

    Si, ingresando con su usuario a la plataforma académica de Unitrópico y dando click en la opción Consultar datos académicos y diligenciar los datos solicitados.

    ¿Puedo cambiar mi contraseña?

    Si, por seguridad debe ingresar a la plataforma en la opción Actualizar mi contraseña.

    ¿Aún debo solicitar paz y salvo estudiantil?

    No, actualmente si la plataforma le permite ingresar a realizar trámites de matrícula significa que se encuentra a paz y salvo, en caso contrario ingrese a la opción Consultar paz y salvos, el cual generar un listado con las deudas por unidad organizacional, a la cual debe dirigirse a realizar la respectiva cancelación.

    ¿Puedo consultar cuantos créditos puedo ver en el semestre o cuantos tiene un respectivo curso?

    Si, ingresando a la plataforma académica en la opción Consultar asignaturas del plan, aparecen por niveles cada uno de los cursos con información de créditos y requisitos.

    ¿Hasta cuándo puedo eliminar o cancelar curso o materias?

    Sino ha iniciado el periodo académico puede eliminar o cancelar cursos a través de la plataforma académica en la opción administrar matricula dando click en la opción eliminar o cancelar, siempre y cuando el curso no se haya perdido, en caso contrario y por reglamento estudiantil se establece que dentro de las cuatro primeras semanas lo puede hacer diligenciando el formato de adición y cancelación de cursos que se encuentra ubicado en la fotocopiadora de la Universidad.